Projektmanagement

Projektstrukturplan Software – Damit Ihre Projekte Ihre Kunden Überzeugen

Projektstrukturplan Software hilft bei jedem Projekt

Projektstrukturplan Software werden Programme genannt, die dabei helfen, einen groben Plan für ein Projekt zu entwerfen. Diese Herangehensweise zur Projektplanung wurde vom Verteidigungsministerium der Vereinigten Staaten und der NASA Mitte des letzten Jahrhunderts entwickelt. Hier sehen Sie wie Sie diese Technik für Ihren Erfolg nutzen können.

Projektstrukturplan?- Was soll das bedeuten?

Die Methode der Projektstrukturplanung wurde entwickelt, um große unübersichtliche Projekte besser zu kontrollieren. Dabei wird ein grober Plan aufgestellt, der die einzelne Hauptteile eines Projektes aufzeigt. Auf eine detaillierte Angabe der Schritte die in jedem Projektteil notwendig sind, wird verzichtet, solange sie nicht essentiell für den Projekterfolg sind oder die Form des Endprodukts verändern.

Was ein Projektstrukturplan nicht ist, ist eine Aufgabenliste, ein Terminplan oder Organisationstabelle. Die detaillierte Auflistung der Aufgaben im Projekt gehört in andere Arbeitsanweisungen und Vorgehensrichtlinien.

Stattdessen liefert der Strukturplan die Basis für diese Arbeitsanweisungen. Für Ihre Terminplanung selbst verwenden Sie besser ein Gantt-Diagramm, zum Beispiel das in diesem Tool.

Eine gute Projektstrukturplan Software erleichter den Einstieg in das Projekt

Der Projektstrukturplan weist den Weg zum Projekterfolg

Welche Möglichkeiten habe ich mit einem Projektstrukturplan

Mit einer Projektstrukturplan Software können Sie Zusammenhänge simpel darstellen. Zu diesen gehören:

  • Die einzelnen Elemente des Projektes
  • Die Verteilung der Projektkosten und das Budget
  • Die Verteilung der Arbeitsschritte zur Erfüllung eines Projektes

Außerdem bietet ihnen die Software Ansätze zur Unterteilung des Gesamtprojektes in kleinere unterabschnitte.

MindView ein Beispiel für eine Projektstrukturplan Software

Nachdem Sie nun wissen, was eine Projektstrukturplanprogramm ist, möchten wir Ihnen mit MindView ein Beispiel für so eine Software vorstellen. Nach der Einführung werden wir genau beschreiben wie Sie mit MindView Ihr Projekt planen.

Das Programm wird von der Firma Matchware angeboten und kostet 13,50 € im Jahr. MindView ist passend für Projektteams jedweder Größe -vom Einzelkämpfer bis zum vielköpfigen Team. Man kann MindMaps erstellen um Präsentationen, Berichte und Websites anschaulicher zu gestalten. Die Komplexität der MindMaps kann sehr stark variieren, von klein und einfach bis mehrere Seiten umfassend.

Je nachdem wie komplex der Aufbau der MindMap ist können Kalkulationsfelder für die Projektkosten, Aufgabenlisten und Ganttdiagramme in die Unterstrukturen gepackt werden.

Zur Visualisierung werden ganze 6 verschieden Ansichten angeboten, inklusive Organigramm, Links-Rechts Ansicht und Ganttdiagramm

Die fertige MindMap kann dann, dank einer Exportfunktion die in MindView integriert wurde, in Powerpoint, Word oder Excel verwendet werden was natürlich sehr hilfreich ist.

Damit erhalten sie folgende Features:

  • Schnell und unkompliziert fabrizierte Projektstrukturpläne
  • 6 Arten der Visualisierung des Planes
  • Tabellenkalkulationsfunktionen wie bei Excel
  • Automatisch erstellte Gantt-Diagramme für Aufgabenlisten und Terminpläne
  • Integration der Daten in Microsoft Office

Wer das Programm ausprobieren will kann es hier 30 Tage kostenlos testen und hier ein Tutorial sehen:

Wie erstelle Ich meinen Projektstrukturplan

Den Projektstrukturplan beginnen Sie vom Endprodukt des Projektes aus. Der einfachste Plan besteht nur aus der Projektbezeichnung.

Davon ausgehend verfeinern sie die Projektbeschreibung in einzelne Unterthemen bis sie die gewünschte Detailliertheit erreicht haben. Mit MindView ist das recht einfach, denn es ermöglicht das einfügen von Themenbereichen in einen gespeicherten Projektstrukturplan.

Projektstrukturplan Software gibt Durchblick im Chaos

Ein Projektstrukturplan kann von sehr variabler Komplexität sein.

Ihre Projektstrukturplanung Schritt für Schritt

Im Einzelnen beginnt die Erstellung eines Projektstrukturplanes wie bereits weiter oben erwähnt mit dem  Namen des Projektes. Anschließend entscheiden Sie welche Hauptkomponenten das Projekt haben soll. Als einfaches Beispiel verwenden wir hier einmal den Bau eines Carports für Ihr Gartengrundstück.

Hier haben wir als Projektunterteile: Gerüst, Fundament, Elektrik und Dach.

Im dritten und letzten Schritt werden diese Hauptbausteine in handliche Schritte die von einem überschaubaren Team in einem begrenzten Zeitraum erreicht werden können. Es ist besonders wichtig hier die richtige Balance zu finden und nicht zu detaillierte Unterbausteine zu definieren um den Projektstrukturplan übersichtlich zu halten. Die detaillierte Projektplanung gehört in separate Gantt-Diagramme, Kalender und Vorgehensanweisungen.

Zusätzlich können Sie das Projekt besser überblicken indem sie den Arbeitsaufwand für jeden Schritt in Prozent des Gesamtaufwandes bestimmen. Dies kann für jeden Baustein geschehen oder nur für übergeordnete Hauptbausteine.

MindView kalkuliert automatisch die Summe untergeordneter Projektteile für einen übergeordneten Baustein und liefert eine Prüfsumme. Zusätzlich gibt es verschieden Analysewerkzeuge um die Schwerpunkte bezüglich der Kosten und des Zeitaufwandes im Projekt zu illustrieren. Dazu gehören die aus der Tabellenkalkulation bekannten Darstellungsformen wie zum Beispiel Tortendiagramme oder Säulendiagramme.

Wie bereits kurz erwähnt können Sie bei der Darstellung wählen wie sie ihre Struktur anzeigen werden. Entweder von oben nach unten hierarchisch dargestellt mit kleineren Projekteilen positioniert unter den Hauptbasteinen. Alternativ gibt es auch eine Links-Rechts /Rechts-Links Darstellung die eher den Weg zum Projektabschluss illustriert.

Gantt-Diagramm erstellen mit MindView

Ein weit bekanntes und sehr nützliches Werkzeug zur Projektplanung ist das Gantt Diagramm. Es stellt den zeitlichen Ablauf eines Projektes dar und zeigt wie der Beginn neuer Projektphasen von dem Abschluss anderer Projektphasen abhängt.

Mit Ihrer Projektstrukturplan Software MindView können Sie neben dem reinen Projektstrukturplan auch ein Gantt-Diagramm erstellen. Dazu speichern sie zuerst eine Kopie ihres verzweigten Projektstrukturplanes und basteln anschließend einen neuen Plan der die gleichen Projektteile wie der erste beinhaltet, allerdings in einer linearen Anordnung, die klar macht welcher Projektphasen zuerst stattfinden.

Im nächsten Schritt wechseln Sie in den MindView Projektmanagementmodus. Hier geben sie das Startdatum des Projektes an und dann die ungefähre Dauer für einzelne Teiles des Projektes.

Für Projekteile die nicht mit einem vorhergehenden Arbeitsschritt verbunden sind, setzen Sie eigene Startzeitpunkte an.

Mit dieser Information erstellt MindView dann automatisch ein Gantt-Diagramm.

Exportmöglichkeiten für Microsoft Office Anwendungen

 

Für Präsentation und Dokumentationszwecke ist es oft notwendig Ihre Projektstrukturpläne auch an Microsoft Office Programme wie Powerpoint, Excel oder Word weiterzugeben. Hierfür nutzen Sie am besten die Exportfunktion von MindView für die es professionell designte Vorlagen gibt. Ein weiteres nützliches Feature ist die Möglichkeit die mit MindView erstellten Gantt-Diagramme mit Microsoft Project öffnen.

Die Projektstrukturplan Software MindViewmit Microsoft Office verwendbar

Microsoft Office bietet gute Möglichkeiten die Projektstrukturpläne dem Management oder anderen Stakeholdern präsentieren.

Teamoptionen von MindView

Es liegt in der Natur von Projektstrukturplänen, dass sie unter vielen Mitarbeitern geteilt werden müssen. Dazu bietet die MindView  Projektstrukturplan Software eine praktische Emailanwendung die Die MindViewdatei packt und an Kollegen versendet. Für Teammitglieder die nicht selbst MindView auf ihrem PC besitzen und für die man nicht das Geld für die Lizenz investieren will gibt es einen Viewer der zum anzeigen der Projektstrukturpläne verwendet werden kann.